Bestand aus PDF-Rechnungen importieren | Stockly

Installation

Das Plugin kann einfach über den Shopware Plugin Manager unter Erweiterungen->Meine Erweiterungen installiert werden.

Erste Schritte

Um zu starten, müssen Sie drei einfache Schritte befolgen:

• Registrieren Sie sich bei Adobe Developer, falls Sie noch kein Konto haben: https://auth.services.adobe.com/index.html
• Erstellen Sie Ihr erstes Projekt in der Adobe Developer Console: https://developer.adobe.com/console
• Holen Sie sich Ihre API-Zugangsdaten und fügen Sie diese im Abschnitt "API-Zugangsdaten" ein

Konfiguration

Um die Plugin-Einstellungen anzupassen, klicken Sie auf die Kontextmenü-Schaltfläche, um zur Konfiguration zu gelangen. Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der wichtigsten Funktionen.

• API-Einstellungen

  • Split-Modus - vor Beginn der Analyse wird die PDF-Datei in einzelne Seiten aufgeteilt, und jede Seite wird dann separat analysiert, um die darin enthaltenen Tabellen zu erkennen. Um die Nutzung der Credits auf Ihrem Adobe-Konto zu optimieren, können Sie die interne Seitenteilungsoption mit der FPDI-Bibliothek wählen oder den Adobe-Service nutzen. Sie können zwischen zwei Modi wählen:
    • Intern durch FPDI - Wenn Sie diese Option wählen, kann die interne Teilung manchmal fehlschlagen, insbesondere wenn das PDF-Dokument ein ungewöhnliches Layout oder eine spezielle Komprimierung verwendet. In solchen Fällen wird die Datei an den Adobe-Service weitergeleitet, um die Prozesskontinuität und eine ordnungsgemäße Datenvorbereitung für die Analyse sicherzustellen.
    • Extern durch Adobe - das PDF-Dokument wird in einem externen Adobe-Service aufgeteilt

Um das Plugin zu verwenden, müssen Sie Folgendes konfigurieren:

• Lieferantenliste - fügen Sie eine Liste von Lieferanten hinzu, von denen Sie automatisch Informationen über die Menge der erhaltenen Waren auf Basis von Daten aus PDF-Dateien importieren möchten.
• Strukturen - Definieren Sie für jeden Lieferanten Strukturen, die zur Erkennung von Tabellen in PDF-Dateien verwendet werden. Strukturen dienen dazu, Tabellen anhand festgelegter Regeln zu identifizieren und ermöglichen die Anpassung an verschiedene Rechnungsformate. In den meisten Fällen reicht die Definition einer einzelnen Struktur für jede Rechnung aus, um die Tabelle mit der Produktliste zu erkennen.
• Tabellenspalten - Definieren Sie für jede Struktur eine Liste von Spalten, die zur Zuordnung der Daten in den Tabellen verwendet werden. Die Spaltenliste hilft dabei, zu bestimmen, wo sich die zuzuordnenden Daten befinden. Die Liste der definierten Spalten sollte mit der Spaltenliste in der Tabelle mit der Produktliste auf Ihrer Rechnung übereinstimmen.
• Datenzuordnung - Definieren Sie Zuordnungsregeln, um erkannte Werte aus der Rechnung automatisch zu identifizieren und zu verarbeiten. Während der Definition von Zuordnungsregeln können Sie unter anderem reguläre Ausdrücke, Suchprioritäten und Capture-Gruppen angeben, um die Effektivität der Datenerkennung zu verbessern.
• Rechnungsverarbeitung - Nach der Definition der Zuordnung können Sie PDF-Dokumente hochladen, die automatisch verarbeitet werden – das System erkennt und verarbeitet die Daten gemäß den festgelegten Regeln.

Verwendung

Um ein PDF-Dokument hochzuladen und zu verarbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

• Wechseln Sie zu Kataloge -> Stockly -> Importe und klicken Sie auf die Schaltfläche PDF-Datei hochladen
• Wählen Sie im Popup-Fenster den entsprechenden Lieferanten aus, wählen Sie die PDF-Datei und klicken Sie auf Hochladen
• Nach dem Hochladen gehen Sie auf die hochgeladene Datei und klicken Sie auf Analyse starten, um die Verarbeitung zu starten.
• Überprüfen Sie die erkannten Daten – nach Abschluss der Analyse wechseln Sie zum Tab Daten. Hier sehen Sie eine Liste der erkannten Zeilen aus den Rechnungstabellen. Das System versucht, jede Zeile einem entsprechenden Produkt zuzuordnen. Bei Bedarf können Sie manuell ein anderes Produkt auswählen.
• Zuordnungswerte für zukünftige Importe festlegen – wenn die Rechnung Produktkennungen enthält, können Sie Zuordnungswerte zuweisen, damit das System das Produkt bei zukünftigen Importen korrekt erkennt
• Bestand abschließend aktualisieren – neben jeder Zeile befindet sich eine Importieren-Schaltfläche. Durch Klicken wird der entsprechende Bestand dem ausgewählten Produkt hinzugefügt. Die Importieren-Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn ein Produkt ausgewählt ist.

Wichtige Hinweise

Nach der Verarbeitung des Dokuments erscheinen die erkannten Zeilen im Tab Daten zusammen mit dem Status, der davon abhängt, wie das Produkt erkannt wurde:

• Erkannt – Status bedeutet, dass das Produkt anhand eines eindeutigen Identifikators wie: productNumber, manufacturerNumber, ean oder Lieferantenkennung erkannt wurde.
• Mehrdeutig – Status bedeutet, dass die Liste der gefundenen Produkte mindestens zwei Vorschläge enthält, die anhand des Produktnamens gefunden wurden
• Vorgeschlagen – Status bedeutet, dass die Liste der gefundenen Produkte einen Vorschlag enthält, der anhand des Produktnamens gefunden wurde
• Nicht erkannt - Status bedeutet, dass kein Produkt zugeordnet werden konnte
• Manuell ausgewählt - Status bedeutet, dass das Produkt manuell ausgewählt wurde
• Bestätigt - Status bedeutet, dass die Zeile vom Benutzer geprüft und bestätigt wurde
• Abgelehnt - Status bedeutet, dass die Zeile vom Benutzer abgelehnt wurde
• Importiert - Status bedeutet, dass der Bestand aus der Zeile importiert wurde