DATEV Export

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BESCHREIBUNG

Die Monatsabgabe an Ihre Steuerkanzlei als ein Klick: Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften und Stornos werden zum fertigen DATEV-Buchungsstapel, mit Debitoren-Stammdaten, Belegbildern und einem Protokoll, das jede einzelne Buchung erklärt.

Sie wählen den Zeitraum, sehen in der Vorschau, was gebucht wird, und exportieren. Heraus kommt die Datei, die Ihre Kanzlei direkt importieren kann, dazu ein ZIP mit den passenden Belegbildern. Auf Wunsch macht das eine geplante Aufgabe jeden Monat von selbst und schickt die Datei per Mail an die Kanzlei - oder übergibt den Stapel direkt an den DATEV-Buchungsdatenservice. Die Belegpakete liegen im Verlauf zum Herunterladen bereit.

Das Problem, das Sie kennen

Jeden Monat dasselbe: Die Zahlen müssen aus dem Shop heraus und in die Buchhaltung hinein. Die üblichen Wege dorthin kosten Zeit und erzeugen Fehler.

• Der CSV-Export aus Shopware kennt keine Steuerschlüssel, keine Debitorenkonten und kein Belegfeld. Was fehlt, wird in Excel nachgebaut.
• Die Kanzlei tippt aus den PDF-Rechnungen ab. Das ist langsam und wird pro Stunde bezahlt.
• Ein Export, der nur den Normalfall kann. Sobald OSS, Ist-Versteuerung, Kleinunternehmer oder Gutschriften dazukommen, wird wieder von Hand nachgearbeitet.
• Hinterher weiß niemand mehr, warum eine Zahl in der Datei steht. Rückfragen der Kanzlei werden zur Sucharbeit in den Bestellungen.

So löst „DATEV Export" das

• Gebucht wird, was tatsächlich berechnet wurde. Grundlage ist der Beleg aus Shopware, nicht die Bestellung: die Rechnung, die Gutschrift, die Rechnungskorrektur. Eine Bestellung ohne Rechnung taucht im Stapel nicht auf, und eine stornierte Rechnung wird als Storno gebucht. Das ist die Sicht, die Ihre Kanzlei ohnehin einnimmt.
• Jeder Steuerfall ist vorgesehen. Soll- und Ist-Versteuerung, OSS je EU-Bestimmungsland, Kleinunternehmer nach Paragraf 19, Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Drittland und Fremdwährung. Nicht als Sonderweg, sondern als normale Einstellung.
• Die Einrichtung führt Sie. Ein Assistent fragt beim ersten Mandanten alles ab, was DATEV braucht. Für die Konten stehen die DATEV-Standardkonten als Vorschlag daneben, und eine Bereitschaftsprüfung sagt Ihnen vor dem ersten Export, was noch fehlt.
• Die Belege gehen mit. Zu jedem Lauf gehört ein ZIP mit den Belegbildern, über das Belegfeld an die Buchung geknüpft, damit die Kanzlei sie beim Import direkt zuordnen kann.
• Jede Buchung ist begründet. Das Protokoll hält je Beleg fest, welcher Steuerfall galt, welches Datum und welches Konto gezogen wurde und warum ein Beleg gegebenenfalls nicht gebucht wurde.
• Der Export läuft von selbst. Als geplante Aufgabe zum eingestellten Rhythmus, mit Mail an die Kanzlei. Auch ein leerer Monat kann gemeldet werden, damit niemand auf eine Datei wartet, die es nicht gibt.

Der Nutzen auf einen Blick

• Aus Stunden Handarbeit im Monat wird ein Klick.
• Die Kanzlei bekommt Buchungen und Belege aus demselben Lauf und muss nichts abtippen.
• Jede Zahl in der Datei ist bis zur Bestellung zurückzuverfolgen.
• Sie sehen Ihre Umsatzzahlen im Shop, bevor die Buchhaltung sie sieht.
• Die Shopgröße spielt keine Rolle: der Lauf arbeitet Schritt für Schritt und teilt Buchungsstapel und Belegpakete selbst auf.

Typische Anwendungsfälle

Der Monatslauf: Am Monatsanfang exportiert die geplante Aufgabe den Vormonat und schickt die Datei an die Kanzlei. Sie sehen im Verlauf, dass es geklappt hat, und finden dort auch die Belegpakete.

Die Umstellung: Bevor Sie umstellen, fahren Sie einen Testexport. Der erzeugt eine echte, vollständige Datei, sperrt keine Belege in Shopware und lässt sich beliebig oft wiederholen. Das DATEV-Festschreibungskennzeichen entspricht der Einstellung des Mandanten. Ihre Kanzlei importiert ihn testweise und gleicht ihn ab. Ein Infoblatt auf der Seite Export erklärt ihr alle Konventionen dieser Datei.

Mehrere Firmen in einem Shop: Sie legen je Firma einen Mandanten an, mit eigenen Konten, eigener Beraternummer und eigenen Verkaufskanälen. Jeder Mandant exportiert nur, was ihm gehört.

Der Verkauf in die EU: Sie hinterlegen je Bestimmungsland ein Erlöskonto. Die Steuersätze kommen aus Ihren Shopware-Steuerregeln, und die Überwachung der Lieferschwelle warnt, bevor sie reißt.

Das Nachholen eines Jahres: Ein Zeitraum über zwölf Monate mit Hunderttausenden Buchungen läuft in der Administration durch, ohne Zeitlimit und ohne Konsole.

Was Sie je Mandant einstellen

Alles Folgende gehört zum Mandanten, nicht zum Shop. Jede Einstellung trägt einen Hilfetext, der sagt, was sie bewirkt.

• Kanzlei: Beraternummer, Mandantennummer, Mailadresse der Kanzlei samt Kopie, eigene Mailadresse für den Betreiber.
• Buchhaltung: Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, Sachkontenlänge von vier bis acht Stellen, Beginn des Wirtschaftsjahres, Schnittstellenversion, Sitzland, Buchungszeitzone.
• Versteuerung: Soll oder Ist, Kleinunternehmer nach Paragraf 19, Festschreibungskennzeichen.
• Buchungsweise: eine Buchung je Beleg oder verdichtete Sammelbuchung, Storno als Generalumkehr oder als Gegenbuchung, Verhalten bei bereits exportierten Belegen, und ob schon Warnungen den Export blockieren.
• Belegarten: welche Shopware-Belegtypen als Rechnung, als Gutschrift und als Storno gelten.
• Debitoren: Sammeldebitor, Sammeldebitor je Zahlungsart, Sammeldebitor mit Diversen Adressen oder Einzeldebitoren; dazu die Regel für die Kontonummer und ob die Kontaktdaten mitgehen.
• OSS: an oder aus, der Weg (eigenes Konto je EU-Bestimmungsland oder Sammelkonto mit Steuerschlüssel), und für beide Wege getrennte Konten und Schlüssel für Waren und für elektronische Leistungen.
• Felder in der Datei: Leistungsdatum aus Bestell- oder Versanddatum, Shopware-Bestellnummer als Auftragsnummer, Buchungstext getrennt für Belege und für Zahlungen, Steuerschlüssel sichtbar oder ausgeblendet.
• Zahlungen: ob die Geldseite aus dem Shopware-Zahlungsstatus mitgebucht wird.
• Zeitplan: an oder aus, Rhythmus täglich, wöchentlich oder monatlich, und die Stunde in der Zeitzone des Mandanten.
• Verkaufskanäle: welche Kanäle dieser Mandant exportiert.

Regeln, die Sie selbst schreiben

• Debitorenkonto-Regel. Ein Ausdruck, der aus dem Kunden die Kontonummer macht, zum Beispiel aus der Kundennummer oder einem Zusatzfeld. Mit Vorschau über die ersten Kunden, bevor Sie speichern.
• Kostenstellen-Regeln. Beliebig viele, jede mit eigener Priorität. Sie greifen nach Verkaufskanal, Zahlart, Lieferland und Steuersatz, und setzen KOST1 und KOST2 einzeln.

Bevor Sie exportieren

• Einrichtungs-Assistent. Führt beim ersten Mandanten durch alle Pflichtangaben.
• Bereitschaftsprüfung. Sagt vor dem ersten Export, was noch fehlt, und verlinkt direkt dorthin.
• Vorschau. Rechnet den Zeitraum durch, ohne etwas zu schreiben: Anzahl der Belege, Buchungen und das Volumen.
• Testexport. Eine echte, vollständige Datei, die keine Belege in Shopware sperrt und beliebig oft wiederholbar ist. Das DATEV-Festschreibungskennzeichen entspricht der Einstellung des Mandanten. Der Weg für die Abstimmung mit der Kanzlei.
• Infoblatt für den Steuerberater. Erklärt der Kanzlei alle Konventionen dieser Datei.

Nach dem Lauf

• Prüfbericht. Alle Befunde nach Schwere sortiert, einzeln abhakbar.
• Protokoll. Eine Zeile je Beleg: Steuerfall, Datum, Konto, gebucht oder übersprungen und warum.
• Abstimmung. Der Lauf prüft sich selbst auf Vollständigkeit und rechnet die Summen gegen.
• Auswertung. Umsatz je Erlöskonto und Steuersatz, Zahlungen je Geldkonto, Rechnungen, Gutschriften und Stornos, Umsatzsteuer und Nettoerlös, mit CSV.
• Verlauf. Jeder Lauf mit Zustand, Datei und Belegpaket, jederzeit erneut herunterladbar.

Automatisch

• Geplante Aufgabe. Exportiert die fällige Periode und mailt die Datei an die Kanzlei; die Belegpakete liegen im Verlauf bereit. Auch ein leerer Monat kann gemeldet werden, ebenso ein fehlgeschlagener Lauf.
• Konsolenbefehl. Derselbe Export für die eigene Automatisierung.
• Lieferschwellen-Überwachung. Summiert den EU-weiten Fernverkaufsumsatz täglich auf und warnt am Mandanten, im Dashboard und im Prüfbericht, bevor die Schwelle reißt.

Die Datei und die Belege

• EXTF-Buchungsstapel im Format 13, wie DATEV es für den Import erwartet.
• Debitoren-Stammdaten und Diverse Adressen als eigene Dateien, passend zum gewählten Debitorenmodus.
• Wird ein Stapel zu groß für eine Datei, entstehen mehrere, entlang der Grenzen von DATEV.
• Belegbilder als ZIP mit einer DATEV-XML für die Belegverwaltung, gestückelt nach Anzahl und Größe.
• Große Zeiträume laufen Schritt für Schritt in kleinen Portionen durch und werden am Ende zusammengefügt; ein unterbrochener Lauf setzt dort fort, wo er stand.

GoBD: festgeschrieben und lückenlos

Ein verbindlicher Exportlauf mit Datei sperrt seine Belege in Shopware und hängt sich in eine lückenlose Hash-Kette. Dazu kommt eine Dublettenprüfung über Läufe hinweg. Ein zweiter Export desselben Zeitraums bucht nichts doppelt, außer Sie sagen es ausdrücklich.

Direkte Übergabe an DATEV

Der Buchungsstapel geht auf Wunsch direkt an den DATEV-Buchungsdatenservice - ohne Download und ohne Mail. Damit haben Sie drei Ausgänge und wählen den, der zu Ihrer Kanzlei passt: die Datei selbst herunterladen, sie automatisch an die Kanzlei mailen lassen, oder sie direkt an DATEV übergeben.

Für wen sich das lohnt

Für Shops, deren Buchhaltung eine DATEV-Kanzlei macht und bei denen die Monatsabgabe nicht mehr nebenbei von Hand geht: ab einigen hundert Bestellungen im Monat, mit EU-Verkäufen, mehreren Verkaufskanälen oder mehreren Firmen in einem Shop. Sie richten es einmal mit Ihrem Steuerberater ein, und ab dann ist die Buchhaltung Ihres Shops jeden Monat zur selben Stunde fertig, vollständig und nachvollziehbar.

Allgemeine Hinweise

• Textbausteine
  Die Erweiterung verwendet Textbausteine, damit alle Texte und Beschriftungen bequem in der Administration in andere Sprachen übersetzt werden können.
• Subshop-fähig
  Relevante Optionen der Konfiguration können pro Verkaufskanal individuell angepasst werden.
• Kompatibilität
  Die Erweiterung ist stets mit der aktuellen Shopware-Version und dem Shopware-Standard-Theme kompatibel.
• Inkompatibilität
  Nutzen Sie ein individuelles Theme und/oder Erweiterungen von Drittanbietern, testen Sie die Erweiterung bitte vor dem Kauf gründlich. Eine Kompatibilität kann nicht garantiert werden.
• Responsive
  Ob Desktop-PC, Tablet oder Smartphone: Die Erweiterung ist vollständig responsive.
• Testversion
  Die Erweiterung kann 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich getestet werden (siehe kostenloser Probemonat der Miet-Lizenz).
• Features
  Die beschriebenen Features der Produktbeschreibung, der Screenshots und des Demoshops beziehen sich immer auf die aktuellste Version der Erweiterung.
• Individuelle Änderungswünsche
  Jedes Unternehmen ist einzigartig und bedarf individueller Lösungen, die exakt auf die eigenen Arbeitsabläufe zugeschnitten sind. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu mir auf: Ich passe meine Erweiterungen gerne an Ihre Anforderungen an und integriere sie maßgeschneidert in Ihre hauseigenen Prozesse.
• Haftungsausschluss
  Der Hersteller dieser Erweiterung haftet nicht für Schäden, insbesondere nicht für mittelbare oder unmittelbare Folgeschäden, Datenverlust, entgangene Gewinne, System- oder Produktionsausfälle, die durch die Nutzung der Erweiterung entstehen, ausgenommen Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit.

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Über mich

• 20+ Jahre Erfahrung
  Seit über 20 Jahren im E-Commerce und seit über 10 Jahren exklusiv mit Shopware. Ihr Spezialist mit umfangreichem Branchen- und Fachwissen.
• Zuverlässig
  Shopware ist meine Leidenschaft und mein Hobby. Ich kümmere mich zuverlässig und engagiert um Ihr Projekt, als wäre es mein eigenes.
• Qualität
  Hohe Service-Qualität steht im Mittelpunkt. Ich verwende modernste Design Patterns, aktuelle Technologien und innovative Werkzeuge.

Ihr kompetenter Partner

Bereits seit über 20 Jahren bin ich als leidenschaftlicher Web-Entwickler im E-Commerce tätig. In dieser Zeit konnte ich bereits viele Unternehmen bei interessanten Projekten beraten und ausführend unterstützen. Dabei stehe ich für unkomplizierte Kommunikation, zukunftsfähige Lösungen, moderne Technologien und ein hohes Engagement.

Jedes Unternehmen ist einzigartig und bedarf individueller Lösungen, die exakt auf die eigenen Arbeitsabläufe zugeschnitten sind. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu mir auf: Ich passe meine Erweiterungen gerne an Ihre Anforderungen an und integriere sie maßgeschneidert in Ihre hauseigenen Prozesse. Gerne erstelle ich Ihnen Angebote für Anpassungen oder ggf. individuell programmierte Erweiterungen ganz nach Ihren Wünschen.