Return Management - Retouren & Gutschriften

1. Installation & Aktivierung

1. Das Plugin im Shopware-Account über den Marketplace beziehen, oder die ZIP-Datei im Admin unter „Erweiterungen → Meine Erweiterungen“ über den Button „Erweiterung hochladen“ (oben rechts) manuell einspielen.
2. In der Liste „Meine Erweiterungen“ (Reiter Apps) erscheint der Eintrag „Return Management - Retouren & Gutschriften“. Über das Kontextmenü (drei Punkte) installieren und anschließend über den Schalter links aktivieren (Schalter wird blau).
3. Shopware leert den Cache dabei automatisch. Falls der neue Tab nicht sofort erscheint, die Administration einmal komplett neu laden (Browser-Reload) – das Plugin erweitert die Oberfläche erst nach einem frischen Laden der Administration.

Eine separate Konfiguration ist nicht erforderlich: Das Plugin ist nach der Aktivierung sofort einsatzbereit und bringt eigene Nummernkreise, Status-Workflows und einen eigenen Dokumenttyp für die Gutschrift mit.

2. Wo finde ich die Retouren im Admin?

Das Plugin integriert sich direkt in die Bestell-Detailseite – es gibt kein eigenes Menü in der Hauptnavigation. Öffnen Sie eine Bestellung über „Bestellungen“; in der Tab-Leiste der Bestellung erscheint neben Allgemein, Details und Dokumente der neue Tab „Retouren“.

Zusätzlich erhält die Positions-Tabelle der Bestellung (Tab Allgemein) eine neue Spalte „Retourniert“. Solange keine Retoure existiert, steht dort ein Strich („—“); nach einer Retoure zeigt sie die retournierte Menge je Position.

3. Eine Retoure anlegen

Retouren werden direkt aus der Positions-Tabelle der Bestellung angelegt (Tab Allgemein, Bereich Positionen):

1. Die zu retournierenden Positionen über die Checkbox links auswählen. Daraufhin erscheint über der Tabelle eine Aktionsleiste mit dem Eintrag „Retoure anlegen“ (neben „Löschen“). Alternativ lässt sich pro Zeile das Aktionsmenü (drei Punkte) verwenden.
2. Auf „Retoure anlegen“ klicken – es öffnet sich der Dialog „Positionen retournieren“.
3. Im Dialog stehen pro Position folgende Spalten zur Verfügung:
   • Produkt – Name samt Variante/Konfiguration.
   • Verfügbar – die maximal noch retournierbare Menge (bereits retournierte Mengen werden abgezogen).
   • Retoure-Menge – Auswahl, wie viele Stück dieser Position zurückgenommen werden (Vorbelegung = verfügbare Menge).
   • Grund – Auswahl des Retoure-Grundes (Vorbelegung „Sonstiges“).
   • Bestand zurückbuchen – Schalter je Position; ist er aktiv, wird die Menge beim Abschließen der Retoure dem Lagerbestand wieder gutgeschrieben (Vorbelegung: aktiv).
4. Unterhalb der Tabelle:
   • Versandkosten erstatten – Schalter; erstattet (anteilig) die Versandkosten der Bestellung. Die Versandkosten einer Bestellung sind in Summe über alle Retouren höchstens einmal erstattbar.
   • Interne Notiz – freies Textfeld für interne Vermerke zur Retoure.
5. Mit „Retoure anlegen“ bestätigen. Die Retoure erscheint daraufhin im Tab „Retouren“ als eigene Karte mit dem Status Offen; in der Positions-Tabelle wird die Spalte Retourniert entsprechend aktualisiert.

Hinweis: Voll retournierte Positionen lassen sich nicht erneut retournieren; die verfügbare Menge sinkt entsprechend.

4. Die Retoure verwalten (Tab „Retouren“)

Jede Retoure wird als eigene Karte dargestellt – mit Titel „Retoure “ (eigener Nummernkreis) und der Zeile „Retoure durch angelegt am “. Oben rechts stehen die Aktionen „Löschen“, „Gutschrift erzeugen“ und „Abschließen“. Die Karte hat vier Reiter:

Reiter „Allgemein“

• Status – Auswahl zur Steuerung des Retoure-Status (Offen → In Bearbeitung sowie Stornieren/Wiederöffnen). Das eigentliche Abschließen erfolgt über den dedizierten Button (siehe Abschnitt 5).
• Interne Notiz – bearbeitbares Textfeld. Die Notiz wird zusammen über den Speichern-Button der Bestellung (oben rechts) gesichert.
• Erstattungs-Aufschlüsselung (rechts): Anzahl der Produkte, Summe, ein bearbeitbares Feld zzgl. Versandkosten, Gesamterstattung ohne MwSt., die Mehrwertsteuer je Satz sowie Gesamterstattung inkl. MwSt.

Reiter „Positionen“

Tabelle der retournierten Positionen mit den Spalten Produkt, Menge, Grund, Bruttopreis, MwSt., Summe, Erstattung und Bestand zurück. Darunter wird erneut die vollständige Erstattungs-Aufschlüsselung angezeigt.

Reiter „Status“

Eine live geprüfte Checkliste zeigt den tatsächlichen Zustand der Retoure:

• Retoure abgeschlossen (mit Status-Angabe, z. B. Offen)
• Gutschrift als Dokument erzeugt
• Bestand zurückgebucht (mit Zähler, z. B. 0 / 3)
• Gutschrift per E-Mail versendet

Erledigte Punkte sind grün, offene rot markiert. Darunter stehen Fakten wie Erstattungsbetrag, Positionen und Angefragt am.

Reiter „Verlauf“

Chronologische Status-Historie der Retoure mit den Spalten Datum, Benutzer und Status – so ist jeder Statusübergang nachvollziehbar.

5. Retoure abschließen

1. Auf der Retoure-Karte oben rechts auf „Abschließen“ klicken. Es öffnet sich der Dialog „Retoure abschließen“ mit dem Hinweis, dass die Retoure abgeschlossen und der Lagerbestand zurückgebucht wird.
2. Optionen im Dialog (beide standardmäßig aktiv):
   • Gutschrift erzeugen – erstellt das Gutschrift-Dokument (negativ berechnet, eigener Nummernkreis).
   • Gutschrift per E-Mail an den Kunden senden – versendet die Gutschrift als PDF-Anhang an den Kunden (nur wählbar, wenn die Gutschrift erzeugt wird).
3. Mit „Abschließen“ bestätigen. Beim Abschließen wird – sofern je Position aktiviert – der Lagerbestand zurückgebucht; im Reiter Status werden die erledigten Punkte grün.

Wichtiger Hinweis (wird auch im Dialog angezeigt): Der Zahlungsstatus der Bestellung wird nicht automatisch geändert. Die eigentliche Geld-Erstattung ist manuell über die Zahlart der Bestellung auszulösen.

6. Gutschrift erzeugen (ohne Abschluss)

Über den Button „Gutschrift erzeugen“ auf der Retoure-Karte lässt sich das Gutschrift-Dokument auch unabhängig vom Abschließen erstellen. Das fertige Dokument erscheint anschließend im Tab „Dokumente“ der Bestellung und kann dort heruntergeladen werden. Die Beträge sind im Dokument negativ ausgewiesen; eine Tabelle der Retoure-Gründe ist enthalten.

7. Retoure löschen

Solange eine Retoure nicht abgeschlossen ist, kann sie über den Button „Löschen“ auf der Karte wieder entfernt werden. Die retournierten Mengen werden dann in der Spalte Retourniert wieder freigegeben.

8. Deinstallation

Unter „Erweiterungen → Meine Erweiterungen“ das Plugin über den Schalter links deaktivieren und anschließend über das Kontextmenü (drei Punkte) deinstallieren. Beim Deinstallieren lässt sich wählen, ob die Plugin-Daten erhalten bleiben oder mitgelöscht werden. Bereits erzeugte Gutschrift-Dokumente bleiben erhalten; lediglich der Retoure-Nummernkreis des Plugins wird entfernt.