Admin Notes - Notes & Aufgaben

Installation

1. Plugin im Shopware-Account über den Marketplace beziehen oder die ZIP-Datei unter „Erweiterungen → Meine Erweiterungen“ manuell hochladen.
2. Unter „Erweiterungen → Meine Erweiterungen“ das Plugin installieren und anschließend aktivieren.
3. Beim Aktivieren legt das Plugin automatisch Standard-Daten an: drei Status (Offen, In Arbeit, Erledigt), vier Prioritäten (Kritisch, Hoch, Normal, Niedrig) und fünf Bereiche (Produkt, Bestellung, Kunde, Kategorie, Bewertung). Sie können sofort loslegen.

Wo finde ich das Plugin im Admin?

Das Plugin ist an mehreren Stellen erreichbar:

• Einstellungen → Erweiterungen → Admin Notes Einstellungen: Stammdaten pflegen (Status, Prioritäten, Bereiche).
• Inhalte → Alle Notes: zentrale Notes-Übersicht über alle Bereiche hinweg, mit Filtern.
• Inhalte → Templates: Templates für wiederkehrende Notes.
• Dashboard: das Widget „Offene Notes“ zeigt die anstehenden Notes direkt nach dem Login.
• Direkt an der Entität: auf der Detailseite eines Produkts, einer Bestellung, eines Kunden, einer Kategorie oder einer Bewertung erscheint ein Notes-Bereich, in dem Sie kontextbezogen eine Note anlegen.

Stammdaten konfigurieren (Einstellungen → Admin Notes Einstellungen)

Die Einstellungsseite besteht aus drei Karten. Die Standard-Daten reichen für den Start – Sie können alles an Ihren Workflow anpassen.

Status

Spalten: Name, Farbe, Typ (Offen, In Bearbeitung oder Geschlossen – per Auswahlfeld; legt fest, ob eine Note als offen, in Arbeit oder erledigt gilt), Position (Sortierung) und Standard.

• Anlegen: Auf „Status erstellen“ klicken – es wird sofort eine neue Zeile „Neuer Status“ mit Standardwerten angelegt. Diese passen Sie per Doppelklick im Inline-Editor an (Name, Farbe, Typ, Position, Standard) und speichern mit dem Häkchen.
• Bearbeiten: Doppelklick auf eine Zeile öffnet den Inline-Editor. Änderungen mit dem Häkchen bestätigen.
• Löschen: Über das Drei-Punkte-Menü am Zeilenende → Löschen → Sicherheitsabfrage bestätigen.
• Schutz: Der als Standard markierte Status lässt sich nicht löschen, solange kein anderer Status als Standard markiert ist – ein Hinweis erscheint. So bleibt immer ein gültiger Standard-Status erhalten.

Prioritäten

Spalten: Icon, Name, Farbe, Wertigkeit (höhere Zahl = wichtiger) und Standard. Anlegen, Bearbeiten und Löschen funktionieren wie bei Status. Auch hier ist die Standard-Priorität geschützt.

Bereiche (Entity-Typen)

Die fünf Bereiche legen fest, an welche Shopware-Entitäten sich Notes hängen lassen, jeweils mit Icon, Farbe, Admin-Route und Label-Feld (dem angezeigten Feld des verknüpften Datensatzes). Diese Liste ist auf die mitgelieferten Bereiche ausgelegt.

Eine Note erstellen

Notes legen Sie zentral über „Alle Notes“ → „Note hinzufügen“, über das Dashboard-Widget oder direkt auf der Detailseite einer Entität an. Das Formular „Neue Note erstellen“ ist überall identisch:

1. Bereich (optional): wählen Sie Produkt, Bestellung, Kunde, Kategorie oder Bewertung. Danach erscheint das Feld „Zugehöriger Eintrag“, über das Sie den konkreten Datensatz wählen (bei Produkten inklusive Varianten-Angabe).
2. Titel (Pflichtfeld): kurzer, aussagekräftiger Titel.
3. Autor: wird automatisch auf den aktuell angemeldeten Benutzer gesetzt.
4. Zugewiesen an: einen Benutzer auswählen oder „Alle (sichtbar für jeden)“ belassen.
5. Status und Priorität: aus den Stammdaten wählen.
6. Inhalt: ausführlicher Text im Rich-Text-Editor (Fett, Kursiv, Listen, Link, Tabelle …).
7. Zeitplanung (siehe nächster Abschnitt).
8. Speichern. Die Note erhält automatisch eine fortlaufende Nummer (NOTE-1, NOTE-2, …).

Zeitplanung: Statisch oder Verzögert

• Statisch (Standard): Die Note wird sofort angezeigt und bleibt dauerhaft sichtbar, bis sie manuell auf einen erledigten Status gesetzt wird.
• Verzögert: Die Note erscheint erst ab einem gewählten Zeitpunkt – ideal für Erinnerungen. Es erscheint das Feld „Geplant für“ mit Datums-/Uhrzeit-Auswahl und Schnell-Schaltflächen 10 Min, 1 Std, Morgen 9:00 und In 1 Woche.

Note-Detail: Checkliste, Kommentare & Bearbeiten

Ein Klick auf den Titel einer Note in der Übersicht öffnet die Detailansicht. Hier finden Sie:

• Beschreibung: der eingegebene Inhalt.
• Checkliste: über das Feld „Neuen Punkt hinzufügen …“ Einträge erfassen (Enter bestätigt). Ein Fortschritts-Zähler (z. B. 0/3) zeigt den Stand; jeder Punkt hat eine Checkbox und einen eigenen Status.
• Kommentare: Verlauf mit Autor und Zeit. Kommentar schreiben und mit „Kommentar hinzufügen“ veröffentlichen. Eigene Kommentare lassen sich nachträglich bearbeiten, auf Kommentare lässt sich antworten.
• Rechte Spalte: Status und Priorität (direkt umschaltbar), Zeitplanung, Zugewiesen an, Autor, der verknüpfte Datensatz (z. B. die Produktnummer) sowie Erstell- und Änderungszeit.
• Über das Stift-Symbol in der Kopfzeile öffnen Sie das vollständige Bearbeiten-Formular.

Notes-Übersicht („Alle Notes“)

Die Übersicht listet alle Notes mit Spalten für Note-Nr., Titel, Status, Priorität, Checkliste, Bereich, Zugewiesen an, Autor, Zeitplanung und Erstellt am. Der Status lässt sich direkt in der Zeile umschalten. Über das Filter-Symbol rechts schränken Sie nach Status, Priorität, Zuständigkeit und mehr ein; standardmäßig sind erledigte und verzögerte Notes ausgeblendet. Der Filter „Zugewiesen an“ steht anfangs auf „Nur meine“; mit „Nicht zugewiesene anzeigen“ oder der Auswahl „Alle anzeigen“ sehen Sie auch Notes, die niemandem oder anderen Benutzern zugewiesen sind. Über das Drei-Punkte-Menü am Zeilenende stehen Bearbeiten, Zum Eintrag (springt zur verknüpften Entität) und Löschen bereit. Beim Löschen einer Note werden auch ihre Checklisten-Punkte und Kommentare entfernt.

Templates für wiederkehrende Notes (Inhalte → Templates)

Mit Templates erzeugt das Plugin automatisch in regelmäßigen Abständen neue Notes – etwa eine wöchentliche Bestandskontrolle. Über „Template erstellen“ öffnet sich ein Formular mit drei Reitern:

• Allgemein: Titel, Status, Priorität, Zuständigkeit, Inhalt und Bereich. Im Inhalt und Titel sind Platzhalter erlaubt, die beim Erzeugen ersetzt werden: [DATE], [DAY], [MONTH], [MONTH_NUM], [YEAR], [WEEK], [WEEKDAY].
• Wiederholung: Intervall (Täglich, Bestimmte Wochentage, Tag X im Monat, Letzter Tag im Monat, X-ter Wochentag im Monat, Letzter Wochentag im Monat, Bestimmter Tag im Jahr) und Uhrzeit. Als Endbedingung wählen Sie Kein Ende, Nach X Ausführungen oder An bestimmtem Datum. Mit „Bei vorhandener offener Note“ legen Sie fest, ob trotzdem eine neue Note erstellt oder übersprungen wird, solange noch eine offene Note des Templates existiert.
• Checkliste: Checklisten-Punkte, die jede erzeugte Note automatisch erhält.

Die automatische Erzeugung läuft über die Shopware-Aufgabenplanung (Scheduled Task) – stellen Sie sicher, dass der Task-Worker im Shop läuft.

Automatische Notes per Flow Builder

Das Plugin registriert die Flow-Builder-Aktion „Admin-Note erstellen“, mit der sich Notes automatisch bei Shop-Ereignissen (z. B. neue Bestellung oder Kundenregistrierung) erzeugen lassen. Legen Sie dazu unter Einstellungen → Flow Builder einen Flow mit dem gewünschten Auslöser an und fügen Sie die Aktion als Schritt hinzu. Im Aktions-Dialog legen Sie Titel, Inhalt, Status, Priorität, Zuständigkeit, Bereich und optional eine Checkliste fest; Titel und Inhalt dürfen Twig-Variablen des Auslösers enthalten (z. B. Bestellnummer oder Kundenname), und die Aktion lässt sich auf bestimmte Produkte eingrenzen.

Zusätzlich stellt das Plugin 14 eigene Flow-Trigger bereit – acht Note-Ereignisse (Note erstellt, Note zugewiesen, Status geändert, Priorität geändert, Kommentar erstellt, Kommentar beantwortet, Checkliste abgeschlossen, Note fällig) und sechs Katalog-Ereignisse (Produkt erstellt/geändert/gekauft, Kategorie erstellt/geändert, Kunde erstellt). Damit lassen sich z. B. E-Mail-Benachrichtigungen an den Zuständigen auslösen; passende mehrsprachige Mail-Templates installiert das Plugin automatisch.

Rechte vergeben (optional)

Unter Einstellungen → System → Benutzer & Rechte → Rollen finden Sie die Plugin-Berechtigungen: im Bereich Inhalte die Notes-Rollen Betrachter, Bearbeiter, Ersteller und Löscher, im Bereich Einstellungen die Rollen für die Stammdaten- und Template-Verwaltung. Benutzer ohne das jeweilige Recht sehen die entsprechenden Menüpunkte nicht bzw. können Notes nur lesen. Administratoren haben immer vollen Zugriff – ohne Rollenpflege funktioniert das Plugin wie gewohnt.

Drei konkrete Beispiele

Beispiel 1: Rückruf-Notiz an einem Produkt

1. „Alle Notes“ → Note hinzufügen.
2. Bereich = Produkt, Zugehöriger Eintrag = das betroffene Produkt.
3. Titel = „Charge prüfen“, Priorität = Kritisch, Status = Offen.
4. Zeitplanung = Statisch, speichern. Die Note erscheint sofort auch auf der Produkt-Detailseite.

Beispiel 2: Erinnerung in einer Woche

1. Note hinzufügen, Titel = „Lagerbestand prüfen“.
2. Zeitplanung = Verzögert, Schnell-Schaltfläche „In 1 Woche“ wählen.
3. Speichern – die Note erscheint erst in einer Woche zum gewählten Zeitpunkt.

Beispiel 3: Wöchentliches Template

1. „Templates“ → Template erstellen.
2. Reiter Allgemein: Titel = „Wochencheck KW [WEEK]“.
3. Reiter Wiederholung: Intervall = Bestimmte Wochentage (z. B. Montag), Uhrzeit = 09:00, Endbedingung = Kein Ende.
4. Reiter Checkliste: Punkte erfassen. Speichern – ab jetzt entsteht jeden Montag automatisch eine Note.

Tipps

• Zuständigkeiten klar verteilen: Mit „Zugewiesen an“ wird die Note der richtigen Person zugeordnet – jeder sieht standardmäßig zuerst seine eigenen Notes.
• Prioritäten sparsam einsetzen: Kritisch nur für echte Eilfälle, damit die Farbsignale wirksam bleiben.
• Templates statt Fleißarbeit: wiederkehrende Routine-Aufgaben einmal als Template anlegen, statt sie manuell zu wiederholen.
• Worker prüfen: Verzögerte Notes und Templates benötigen einen laufenden Aufgaben-Worker im Shop.

Deinstallation

Unter „Erweiterungen → Meine Erweiterungen“ das Plugin deaktivieren und deinstallieren. Beim Deinstallieren werden alle Plugin-Daten (Notes, Templates, Status, Prioritäten, Kommentare, Checklisten) vollständig entfernt. Von Ihnen angepasste Flow-Abläufe bleiben erhalten und sind nach einer erneuten Installation sofort wieder funktionsfähig.