Vertrieb & Leads – Interessenten abarbeiten, Termine buchen, zu Kunden machen

Über die Erweiterung

Ihr Vertrieb arbeitet dort, wo Ihre Kunden und Bestellungen schon liegen

Zwischen „jemand hat angefragt“ und „jemand hat bestellt“ liegt bei den meisten Shops eine Excel-Liste, ein Notizblock oder ein CRM, das mit Shopware nichts zu tun hat. Genau dort gehen Interessenten verloren: Der Rückruf wird vergessen, das Angebot nie nachgefasst, und niemand kann sagen, warum ein Auftrag nicht zustande kam.

Vertrieb & Leads schließt diese Lücke innerhalb der Shopware-Administration. Ein Lead ist eine eigene Entität mit Nummernkreis, Zustandsautomat und Historie – kein Zusatzfeld am Kunden. Aus ihm wird per Knopfdruck ein echter Shopware-Kunde und eine echte Bestellung, mit allem, was Shopware daran hängt: Kundengruppe, Verkaufskanal, Preise, Steuern, Dokumente.

Warum dieses Plugin?

• Kein Systemwechsel: Telefonat, Notiz, Angebot, Termin, Bestellung – alles in der Administration, in der Ihre Mitarbeiter ohnehin arbeiten.
• Abarbeiten statt Suchen: Das Panel legt eine Warteschlange an und führt Ihre Leute Lead für Lead hindurch – mit Tastaturbedienung, ohne die Liste zu verlassen.
• Nichts geht verloren: Jeder Lead hat eine Wiedervorlage; überfällige stehen rot auf dem Shopware-Dashboard, noch bevor jemand danach sucht.
• Echte Shopware-Bausteine: Zustandsautomat, Flow Builder, Mail-Vorlagen, Regeln, ACL, Import/Export – nichts davon ist nachgebaut.
• Update-sicher gebaut: läuft auf Shopware 6.6 und 6.7, ohne Eingriffe in den Core.

Die Warteschlange abarbeiten

• Abarbeiten-Panel: fährt über die Liste, zeigt Kontaktdaten, Historie und Nächsten Schritt und führt Sie mit Fortschrittsanzeige durch die Auswahl.
• Fünf Ergebnisse pro Durchgang – erreicht, nicht erreicht, wieder anrufen, Angebot senden, kein Interesse – jeweils mit den passenden Folgefeldern.
• Tastaturbedienung: 1–5 für das Ergebnis, Strg+Enter für speichern und weiter, Strg+Pfeil zum Springen. Wer telefoniert, greift nicht zur Maus.
• Die Warteschlange steht in der Adresse: Reload, geschlossener Tab oder Rechnerwechsel setzen an derselben Stelle fort.
• Die E-Mail steht fertig da: Vorlage wählen, und im Editor steht der Brief mit den Daten dieses Leads – „Guten Tag Frau Gruber“ statt {{ lead.lastName }}. Wer den Text ändert, ändert ihn nur für diese eine Mail; Layout und Fußzeile bleiben unangetastet.
• Signatur-Baukasten mit 20 Layouts: links einstellen, rechts sofort sehen. Schriftgröße und -stärke je Rolle, freie Farben, Portrait und Logo aus der Mediathek – wahlweise auch ein fertiges Bild –, beliebig viele Social-Profile mit eigenen Icons und frei benennbaren Netzwerken. Das Ergebnis ist Outlook-festes Tabellen-Markup inklusive VML-Fallback, damit runde Bilder auch dort rund bleiben. Jede Person hat ihre eigene Signatur, für alle anderen greift die des Shops.
• Klick-zum-Wählen über tel: oder Ihr eigenes Telefonieschema.

Signaturen, die niemand von Hand bauen muss

• 20 fertige Layouts vom klassischen Portrait bis zur Visitenkarte – links einstellen, rechts sofort sehen, wie die Signatur aussieht.
• Alles einstellbar: Schriftgröße und -stärke je Rolle (Name, Position, Kontaktdaten, Wortmarke, Nebentext), Farben, Portrait und Logo aus der Mediathek – wahlweise ein fertiges Bild –, beliebig viele Social-Profile mit eigenen Icons und frei benennbaren Netzwerken.
• Outlook-fest gebaut: Tabellen-Layout, Inline-Styles, feste Bildmaße – und ein VML-Fallback, damit runde Bilder auch dort rund bleiben, wo es kein border-radius gibt.
• Pro Person, mit Rückfall: jede Mitarbeiterin hat ihre eigene Signatur; wer keine hinterlegt hat, bekommt die des Shops. Ohne beides unterschreiben die Vorlagen wie bisher mit dem Shopnamen.
• Vorschau in einer echten Mail: ein Klick zeigt die Signatur unter einem Brieftext auf grauem Grund – so, wie der Empfänger sie sieht.

Termine, die im richtigen Kalender landen

• Freie Zeiten aus echten Arbeitszeiten: je Mitarbeiter gepflegt, mit Abwesenheiten, Puffer um Termine und frühestem buchbarem Zeitpunkt.
• Microsoft 365 / Outlook (optional): belegte Zeiten kommen aus dem Kalender des Mitarbeiters, der Termin wird dort angelegt, der Interessent bekommt die Einladung – auf Wunsch als Teams-Besprechung mit Beitrittslink.
• Ohne Outlook genauso nutzbar: dann zählen die im Plugin gepflegten Arbeitszeiten, und die Bestätigung geht über den Shopware-Mailer samt Kalenderdatei.
• Eigener Kalender-Menüpunkt mit Monats-, Wochen- und Tagesansicht – inklusive Wiedervorlagen, Abwesenheiten und auf Wunsch den noch freien Zeiten. Absagen gehen direkt aus dem Kalender, inklusive Outlook-Eintrag und Absage-Mail.
• Erinnerung vor dem Termin mit einstellbarer Vorlaufzeit – ab Werk aus, damit niemand ungefragt eine zweite Mail bekommt.
• Absagen räumen auf: der Outlook-Termin wird gelöscht und der Interessent bekommt eine Absage, die den Eintrag aus seinem Kalender entfernt.
• Die Einladung hat eine eigene Vorlage – je Projekt: ohne Outlook ist sie die Mail, mit Outlook wird ihr Text zum Inhalt des Kalendereintrags, den Microsoft verschickt. Ein Anhänger-Termin darf anders klingen als einer für Ersatzteile.

Vom Interessenten zum Auftrag

• Ein Klick zum Shopware-Kunden: Anrede, Adresse, Kundengruppe, Verkaufskanal und Sprache werden übernommen, der Kunde ist sofort ein vollwertiger Shopware-Kunde.
• Warenkorb direkt im Panel: Produkte suchen, Menge und Preis anpassen, Bestellung anlegen – ohne das Panel zu verlassen.
• Zahlungsaufforderung zur angelegten Bestellung, mit Frist und automatischer Erinnerung.
• Bestellungen bleiben am Lead sichtbar, inklusive Zahlungsstand – auch für Bestellungen, die über Shopwares eigene Bestellanlage entstanden sind.

Sehen, woran es hängt

• Auf dem Shopware-Dashboard: überfällige und heutige Wiedervorlagen, die nächsten Termine und der eigene Zielfortschritt.
• Auswertung: Statusverteilung, Abschlussquote, durchschnittliche Dauer bis zum Abschluss, Umsatz aus Lead-Bestellungen, Leistung je Mitarbeiter, Verlustgründe – filterbar nach Zeitraum und Verkaufskanal.
• Monatsziele je Mitarbeiter für Leads, Umwandlungen und Umsatz, mit Fortschrittsbalken.
• Protokoll: jede Mail, jeder Outlook-Zugriff, jeder Automatiklauf mit Zeitpunkt, Benutzer und Grund – dazu die anstehenden Terminerinnerungen.
• Verlustgründe als Liste statt Freitext, damit „warum verlieren wir“ überhaupt auswertbar wird.

Zahlen, die den Verlauf zeigen

• Eigene Statistikseite – auch direkt unter dem Shopware-Dashboard erreichbar – mit Zulauf, Umwandlungen sowie Bestellungen und Umsatz aus Leads als Tageskurven. Zeitraum wählbar von zwei Wochen bis zu einem Jahr.
• Verlauf je Status: eine tägliche Momentaufnahme hält fest, wie die Pipeline stand. Nur so lässt sich später sagen, ob der Bestand an offenen Angeboten wächst oder schrumpft – ein Lead selbst kennt immer nur seinen heutigen Status.
• Vertriebler-Übersicht: alle Personen, die Leads bearbeiten dürfen, mit bearbeiteten Leads, Umwandlungen, Umsatz, Terminen und dem Fortschritt gegen ihr Monatsziel.

Ordnung im Bestand

• Projekte als Gruppierung über Leads hinweg, mit eigenen Mail-Vorlagen je Projekt.
• Status und Prioritäten sind Ihre: umbenennen, neue anlegen, nicht benötigte entfernen – ohne Update.
• Zusammenführen von Dubletten, inklusive Historie, Terminen, Bestellungen und Tags.
• Reiter „Vertrieb" am Kunden: ob er gerade bearbeitet wird, wer zuständig ist, alle seine Lead-Vorgänge und die Bestellungen, die aus Leads entstanden sind – auf der Kundenseite selbst.
• Visitenkarten-Import aus einer .vcf-Datei; bekannte Adressen werden übersprungen statt stillschweigend vermischt.
• Import und Export über Shopwares eigene Import/Export-Funktion: „Leads" ist dort ein eigener Objekttyp, ein fertiges Profil wird bei der Installation angelegt. 35 Spalten von der Firma bis zum Projekt; Pflicht sind nur Firma, E-Mail und Telefon, alles andere ist vorhanden, aber optional. Doppelte werden über die E-Mail-Adresse erkannt und aktualisiert statt ein zweites Mal angelegt; Zeilen ohne Pflichtangabe landen in der Fehlerdatei mit Begründung, der Rest importiert normal.
• DSGVO-Auskunft nach Art. 15 auf Knopfdruck: alles zu einer E-Mail-Adresse als Datei.

Automatisch entstehende Leads – wenn Sie es wollen

• Aus Kontaktformular, Newsletter-Anmeldung, Gastbestellung und Bestellungen von Bestandskunden.
• Alle vier sind ab Werk ausgeschaltet. Ein Plugin soll nicht anfangen, personenbezogene Daten zu sammeln, nur weil es installiert wurde.
• Aufbewahrungsdauer für abgeschlossene Leads einstellbar – anonymisieren oder löschen.

Rechte und Zusammenarbeit

• Feingliedrige Rechte: lesen, anlegen, bearbeiten, löschen – dazu je Ansicht ein eigenes Recht (Kalender, Vertriebsteam, Statistik, Auswertung, Status & Gründe, Datenschutzauskunft, Protokoll). Fehlt es, erscheint der Menüpunkt erst gar nicht. Dazu Abarbeiten, Umwandeln, Bestellungen anlegen, Projekte verwalten, Monatsziele pflegen, fremde Arbeitszeiten pflegen, Visitenkarten importieren und Einstellungen verwalten.
• Zuständigkeiten je Lead, mit interner Benachrichtigung an ausgewählte Kolleginnen und Kollegen samt eigener Mail-Vorlage.
• Je Verkaufskanal konfigurierbar, inklusive eigener Kundengruppe für neu entstehende Kunden.